Pourquoi choisir Notion pour gérer sa relation client ?
On ne va pas se mentir : dans beaucoup d’équipes commerciales B2B, la gestion client repose encore sur un mélange bancal de feuilles Excel, e-mails dispersés et post-its volants. Résultat ? Perte de temps, données incohérentes, pistes mal suivies… et deals qui tombent à l’eau. Il existe pourtant une alternative souple, économique et diablement efficace : un CRM construit sur Notion.
Oui, vous avez bien lu. Notion, ce n’est plus seulement un outil de prise de notes ou de gestion de projets pour les productifs du dimanche. Utilisé intelligemment, Notion devient un CRM collaboratif ultra-personnalisable qui peut transformer votre manière de piloter votre activité commerciale.
Alors concrètement, pourquoi envisager Notion comme base pour votre gestion commerciale ?
- Flexibilité maximale : chaque entreprise a ses process. Avec Notion, vous partez d’une feuille blanche ou d’un modèle, et vous l’adaptez à vos besoins réels, pas l’inverse.
- Vision unifiée : leads, clients, relances, offres envoyées, documents liés… tout est centralisé.
- Collaboration fluide : vous travaillez à plusieurs sur des contacts ou des projets ? Notion facilite les échanges et le suivi collectif sans friction.
- Coût réduit : vous évitez les CRM complexes (et chers) dont vous n’utilisez qu’un tiers des fonctionnalités.
Mais attention : Notion n’est pas un CRM tout prêt. Il faut le penser « CRM-first » dès le départ. Et c’est ce qu’on va voir ensemble.
Les fondations d’un CRM sur Notion
Pas besoin d’être développeur ou intégrateur Salesforce pour créer un CRM efficace avec Notion. Mais il faut poser les bonnes bases. Voici les briques incontournables de votre système :
- Une base de données « Contacts » : nom, entreprise, email, téléphone, statut de prospection, tags, dernière interaction…
- Une base « Entreprises » (ou comptes) : pour regrouper les contacts par client potentiel ou client existant.
- Un pipeline commercial (vue Kanban recommandée) : pour visualiser vos leads en fonction de leur étape (Prospection, Qualification, Proposition, Négociation, Gagné/Perdu).
- Une base « Actions » ou « Tâches » : appels à passer, relances prévues, envois de devis… Chaque action est liée à un contact ou une entreprise.
- Une base « Documents » : proposition commerciale, contrats… facilement retrouvables depuis la fiche du client.
Ça peut paraître beaucoup ? En réalité, le système tient sur une seule page de dashboard bien construit, avec les bases imbriquées les unes dans les autres. Et une fois en place, tout devient clair, lisible, actionnable.
Un exemple concret : pipeline + automatisations maison
Imaginons le cas d’Hugo, un freelance B2B axé SaaS. Il a testé Hubspot, Pipedrive et Monday avant de revenir sur Notion. Pourquoi ? Parce qu’il passait trop de temps à « gérer l’outil » au lieu de gérer ses prospects. Voici comment il s’est organisé :
- Une base « Opportunités » classée par étapes : À contacter, Contacté, Call planifié, Proposition envoyée, En négociation, Gagné/Perdu.
- Pour chaque opportunité, il lie les bonnes personnes (contacts de la base) et la société (entreprise de la base).
- Une table des « Suivis » où il note toutes ses interactions avec date, type (appel, email, RDV), notes associées, et résultat.
- Une automatisation via Notion API + Make (ex Integromat) : quand une proposition est « envoyée », un Google Doc pré-rempli est créé automatiquement, intégré au dossier du deal.
Résultat : aucune relance oubliée, une vue instantanée de son cashflow potentiel, et un historique limpide pour chaque deal.
Collaboration : capitalisez sur l’intelligence collective
Un CRM n’a de valeur que si tout le monde l’utilise. Et c’est là que Notion brille : son fonctionnement « comme un wiki » donne envie de documenter, de structurer et de partager.
Exemples :
- Chaque commercial peut taguer un deal avec une catégorie (produit vendu, secteur d’activité, profil du lead) – pour segmenter les données sans friction.
- Les leads les plus chauds peuvent être discutés en live via les commentaires internes, sans passer par Slack ou par mail.
- La direction commerciale a une vue globale (pipeline, forecast, CAC, taux de win) via des tableaux de bord construits avec des filtres dynamiques.
- Les nouvelles recrues accèdent aux bonnes pratiques et séquences de prospection documentées dans un espace « Sales Playbook » directement intégré à Notion.
En un mot : chacun contribue, chacun accède à l’info-clé, personne ne travaille en double.
Limites à connaître (et comment les contourner)
Notion n’est pas un CRM natif, c’est un couteau suisse. Du coup, tout n’est pas parfait. Voici les limites les plus fréquentes… et comment les gérer :
- Aucune vraie gestion de campagnes e-mail : pas de séquences automatisées comme dans Lemlist ou Mailshake. Solution : lier Notion à un outil d’emailing via Zapier/Make.
- Pas de reminders natifs : difficile de savoir quand relancer un client sans y penser. Solution : créer des propriétés « à relancer le… » avec rappels via Google Agenda ou automatisations custom.
- Temps de prise en main : un CRM Notion demande un peu de temps pour être vraiment fluide. Solution : créer des modèles prêts à l’emploi (templates d’opportunité, fiche entreprise pré-remplie).
Une fois ces éléments maîtrisés, vous obtenez un CRM qui colle à votre méthode, pas l’inverse.
Les outils pour booster votre CRM Notion
Pour aller plus loin et automatiser certaines tâches répétitives ou apporter de la donnée externe, voici quelques outils qui s’intègrent bien à Notion :
- Make (ex-Integromat) : pour relier Notion à votre boîte email, à un Google Sheet, à un outil d’envoi de mails ou à votre agenda.
- Notion API + scripts personnalisés : parfait pour générer des tableaux de bord automatiques ou publier vos données vers un outil d’analyse.
- Zapier : pour connecter des événements Notion à vos outils de calendriers, Typeform, ou outils de paiement.
- Readwise ou Evernote pour la veille client : reliez vos notes d’appels ou insights de veille à vos fiches client.
L’idée n’est pas de construire une usine à gaz, mais d’automatiser ce qui doit l’être sans perdre de vue l’essentiel : vendre mieux, plus vite, en gardant le contrôle.
Bonnes pratiques pour tirer le meilleur de Notion
Ressortir de votre CRM sur Notion avec une vision claire de ce qui doit être fait aujourd’hui, voilà le graal. Pour y parvenir, voici quelques règles d’or à suivre :
- Simplifiez votre dashboard d’accueil : limitez les dizaines de vues. Créez une vue « Aujourd’hui » et « Prioritaire cette semaine », c’est tout ce dont vous avez besoin au quotidien.
- Créez une fiche type pour chaque nouveau lead : avec les champs essentiels pré-remplis et les bonnes associations (contacts, actions, documents).
- Utilisez des tags intelligents : pour trier vos leads par profil, niveau de complexité, potentiel… et filtrer rapidement vos priorités.
- Logguez chaque interaction : si ce n’est pas noté, ce n’est pas arrivé. Ce réflexe change tout en rendez-vous ou pour relancer intelligemment.
- Revoyez votre pipeline chaque semaine : archivez les deals dormants, réévaluez les priorités, ajustez les prévisions.
Un avantage stratégique pour les petites équipes commerciales
Notion n’a pas vocation à remplacer un géant comme Salesforce, mais pour les indépendants, agences B2B, startups early-stage ou TPE/PME, il représente une alternative redoutable.
Pourquoi ? Parce qu’il épouse votre méthodologie. Vous n’avez pas besoin d’adapter votre façon de vendre à l’outil. C’est l’outil qui devient une extension de votre cerveau commercial. Et ça, sur le terrain, ça fait toute la différence.
Construire votre CRM sur Notion, c’est finalement accepter de revenir à l’essentiel : la relation humaine, le bon timing, le sens du suivi. Et tout ça… sans perdre une minute dans un mille-feuille d’outils mal synchronisés.
Si vous cherchez un système simple à mettre en place, visuel, orienté action et qui valorise l’intelligence collective, testez-le. Il se peut bien que votre prochain client le trouve brillant. Ce client, justement… vous l’avez bien relancé ?